Idle Works, Idle Thoughts

效率工具

我们为什么要提高效率?提高效率对我们有什么好处?关于这个问题,我的答案是,如果我们的效率足够高,就可以:

一个人的效率工具

几个重要的效率原则:

文本工具

多重剪切板(Multiple Clipboard)。从一个地方复制多个内容,一次性地复制到另一个地方。不要复制一次,粘贴一次,又跳回去复制一次,粘贴一次。另外,保存在剪切板里的内容,可以多次复用。

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工具推荐: QQ拼音剪切板(Windows)、JumpCut(Mac)等。

自动补全(Autotext)。常说的话应保存在一起,通过简写语调出,自动补全,如 “:tks” 自动补全为 “Thanks for your kindly understanding.”

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工具推荐: PhraseExpress。如果团队使用,可用PhraseExpress Server,使团队所有人共享一份预编辑好的缩写语。

数据管理

现在我们每天都要接触许多的信息、数据,我们每个人自己生产和维护的数据也很多。数据管理中最重要的一条就是随手记、随手整理的能力。

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清单思维

用奇妙清单(Wunderlist),组建工作清单、生活清单、投资清单等。每天、每周、每月、每年的工作、事件,一目了然。

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《穷查理宝典》里列举了查理·芒格的投资清单,并称其在做投资决策时,总会检查所有清单项。

聪明的飞行员即使才华过人,经验再丰富,也决不会不使用检查清单。 — 查理·芒格

有一本简单易懂的书叫《为什么精英都是清单控》,其中也列举了清单的几个优势:立即减轻焦虑、快速建立成就感;备忘,重点不遗漏;专注大局,忽略细节;重要的事自动完成,等等。

最廉价的效率工具 – 2个显示屏(Dual Screen)。当你需要有大量的参照工作,你最需要的是2个大屏幕,不要浪费时间在窗口间切换,最大化、最小化等。绝大多数任务都不是孤立的(需要参照物),因此绝大多数人都需要2个或更多的显示屏。

搜索 – 不懂的东西,先问Google,再问人。学会提问,有自己的努力后再请教别人,是对其他人的尊重。学习《提问的艺术》。Windows上的Everything,Mac自带的Spotlight等搜索工具。

访问墙外的世界 – 用Astrill,墙只是把能力不足的人挡在外面。

善用图,一图胜千言。几种重要的图:

善用快捷键 – 熟悉常用工具的快捷键,多用键盘,少用鼠标。

用零散的时间,做连贯的事。例如随时拿出Kindle阅读书;减少做不能积累的事,如阅读各种小概率事件的新闻报道,你无法积累。

关注重要但不紧急的事。

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程序员的效率工具

多用命令行工具,少用图形界面工具,学会在终端下工作。学习《卓有成效的程序员》。

写脚本、程序,来完成一些自动化工作。程序员应该深入一线业务,和公司的业务员、和客户一起分析效率,并用技术改进,不要只坐在办公室里听反馈、想对策。互联网+的核心,是要深入具体的产业、行业,用技术去改造已有的业务,如电改变所有产业一样。

写纯文本(如Markdown),用工具转为HTML、PDF等各种格式。少用二进制格式的文本编辑,如Word。推荐Vim、VS Code等。

从一开始,就用Git等版本控制工具,所有编辑历史都可以追溯。用GitHub、GitBook等分享平台,发布自己的作品。代码应该尽量放权让其他人可见,同僚复审的基础必须是实际工作的代码。

不要浪费时间过早优化。不要把代码写得太精巧,不要炫技,否则会提高调试难度、维护难度。写好文档,定义好接口,明确责任。

用程序画图。

一群人的效率工具

不要用IM沟通工作,用Tower、Wunderlist等工具协作。IM的几个问题:群聊无效率;任务易忘;无法一目了然看清所有任务,负责人、截止时间、推进进度、统计信息等。用好Tower的关键:

Tower和其他工具的互补与比较:

小米路由器 – 内部数据分享。如培训材料、视频、常用软件等。快速、简单、有效。

无纸化办公 – 用好扫描仪、Evernote出品的手机APP-扫描宝等工具,资料尽可能存储在云端。

问卷调查 – 用问卷星等在线服务,团队成员间的360度评估、公司满意度调查、聚餐活动投票等。

Ticket(工单系统)要比Email好用,虽然它的基础架构是Email,无论指派、优先级、内部注释、转派等,都要优于Email(参考:Support Ticket System)。

LiveChat(在线咨询)服务,要权衡其效率、收益、客户体验等。我们发现的一条效率原则是,当客服人手不足时(总是不足),宁可让客户排队,服务好每一位接入客户,不要同时接入大量客户,一个都服务不好。

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无干扰时间,保持心流(flow)状态。每天都应有一段无干扰时间,离开IM工具(微信、QQ、旺旺等)、邮箱等,也不受同事打搅,专注于自己的业务。

重要的沟通效率

要保持沟通效率,需要具备以下能力:

1. 一次性把问题说清楚的能力:时间、地点、人物、事件,以及附带的如何做、为什么,也就是When、Where、Who、What、How、Why这几个元素。

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2. 要直面问题,不要拐弯抹角,不要回避问题,表达要精炼、准确。不要让对方猜测你的意思,不要让对方有面对一堵墙的感觉。

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3. 书面表达要有逻辑、详略得当;排版清晰,无文字、标点等错误;标题要精简,不啰嗦,直接要害。

标题坏例子:

老赵,明天下班前要完成上午开会说的两个包裹的跟踪哦,EEXXXXXXCN被退回了,EEUUUUUUCN一直没跟踪信息,不知道怎么回事。

分析:目的是要跟踪2个运单,若两个运单无关联,应拆分为2个任务,增加关键信息,并删除如【不知道怎么回事】这类的废话。

跟踪运单EEXXXXXXCN,3月18日到德国,23KG Cosplay大包裹,被退回。 跟踪运单EEUUUUUUCN,3月25日到美国,1.2KG 电路板订单,无跟踪信息。

4. 尽可能多附带带标注的截图、清晰的图片等。

会议效率

会议效率。从发起会议者和参与会议者两方面看。

会议发起者

会议参与者

硬件配备

给大家配备好的硬件设备,低成本、高收益。

需要新的机器而尚未购买的公司,其实已经在为它花钱了。