Idle Works, Idle Thoughts

Tower task写作要义

Tower是在线团队合作工具,可用于项目进度管理等协作场合。和大多数团队合作工具一样,基本功在于task的拆分和管理。

每条task有两个核心:负责人和截止时间。

task keys

每条task都有唯一的负责人。如果一条持续弥久的task会经多人之手,那么,在task推进的过程中,可以把task分配给新的负责人。但每个阶段,只有一个人对任务负责。单一责任人是Tower task的精髓。

为了避免多人负责一条task,必须在确立任务之初,就要把task拆分到合适的粒度。由一个清单统领一组task,再由一组清单组成一个Project,这是Tower的基本分层法。

task keys

task的另一个基本属性是截止时间。每个task都应该有一个截止时间。完成task后,应该关闭task;如果task延期还未完成,应该把截止时间延后。

学会拆分、管理task,以及掌握负责人和时间两个要素后,紧接其后的就是如何写好task了。

Task标题写作要义

task的title要精简。用十几个字描述清楚一个事件。 此处常见问题是啰嗦的描述task的细节,而不是把问题合理的抽象。 title处,不要提及责任人以及完成时间,不要说谁在什么时间完成何事, Who和When都不应当出现在title中。

坏例子:

张哥,明天下班前要完成上午开会说的两个包裹的跟踪哦,EExxxxCN被退回了,EExxxxCN一直没跟踪信息,不知道怎么回事。

修改。目的是要跟踪2个运单,若两个运单无关联,应拆分为2个task,并删除如【不知道怎么回事】这类的废话。

跟踪运单EExxxxCN(被退回)。 跟踪运单EExxxxCN(无跟踪信息)。

Task内容写作要义

task的内容,在保持精炼文字的同时,要把细节、前因后果描述清楚。 尽可能多用截图。Tower对截图支持很好,不要吝惜截图。 如果连截图也说不清,可以用屏幕录制软件,记录下问题。 涉及到附件,也应一次添加完毕,不要来回在task中回复, 通过请求新的信息来推进任务。

一次性把信息给全,是task内容写作的要点。要站在读task的人的角度来写task。 如果处理task的人需要一个页面的链接才能处理问题, 那么就应该在写task时直接给出链接。 如果写和读task的人要做相似的事,那么应该尽可能避免重复。 消除重复,是提高效率的关键。

虽然一条task仅由一人来负责,但写task或回复时,是可以at多人的, 让相关的人了解到task的进展。一旦完成task,应当及时关闭。 如果总有task延期,应该思考是何原因导致延期,并改进之。

所有at到自己的消息,应该仔细阅读(页面右上角有红圈加数字提示)。 同时,也要求发起at的人要谨慎,不要随便给别人发消息。 除了非常紧急的事,需要当面打断或用IM联系同事外, 最好的方法是用task来帮助管理和推进项目。不要轻易打断别人, 站在task处理者的角度写task,是根本要义。

2015年9月21日